Het probleem
In veel organisaties zit de maandelijkse declaratiecontrole klem tussen twee afdelingen. Finance wil de bonnen zien. HR heeft ze in het personeelsdossier. De bonnen staan in AFAS, maar niet op één plek waar Finance zelfstandig bij kan.
Het resultaat: Finance vraagt HR om een selectie van declaraties met bonnen. HR exporteert, knipt en plakt, en mailt een PDF of een zip terug. Finance opent elke bon één voor één, vergelijkt het bedrag met de regel in de declaratie, vinkt af, en gaat door naar de volgende.
Per maand kost dat 4 tot 5 uur, verdeeld over twee afdelingen. En in de tussentijd kan HR niet door met ander werk, en Finance niet beginnen met controleren.
De oplossing
Een steekproefscherm in AFAS InSite dat één ding doet: een willekeurige steekproef trekken uit alle declaraties van de afgelopen periode, en die naast de bijbehorende bon presenteren.
Links de bon, rechts het declaratiebedrag, daaronder de regelinformatie. Eén klik om de volgende declaratie in de steekproef te zien. Geen mails, geen exports, geen tussenstap via HR.
Finance opent het scherm, doorloopt de steekproef, en is klaar. De controle is volledig zelfstandig uit te voeren, met dezelfde dekking als voorheen.
Wat dit oplevert
- −97% tijdsbesparing per steekproef: van 4–5 uur naar 15 seconden per declaratie
- Geen tussenkomst van HR: Finance werkt zelfstandig
- Geen exports of mailverkeer: alles in AFAS, geen losse bestanden
- Dezelfde dekking: willekeurige steekproef met instelbaar percentage
- Direct auditeerbaar: wie wat wanneer heeft gecontroleerd, blijft in AFAS staan
En de rekensom
Reken even mee. Finance is er 4 à 5 uur per maand mee bezig. Daar komt nog wat HR-tijd bij voor exporteren en doorsturen, bij elke klant anders maar nooit nul. En misschien wel belangrijker: bij veel organisaties blijft de controle gewoon liggen, simpelweg omdat de drempel te hoog is. Het risico zit dan niet in de uren, maar in de audit.
Reken alleen al de Finance-uren tegen €65 per uur, inclusief overhead, dan zit je op zo'n €300 per maand. Het steekproefscherm kost €200 per maand, vast tarief. Implementatie? Eén uur voorbereiding aan onze kant, één uur samen met jou om het in te richten en uit te proberen. Geen project, geen traject. De tijdwinst zie je diezelfde week nog. En de controle staat er, elke maand opnieuw, ook in de maanden waarin ze anders zou zijn blijven liggen.